Datenschutzerklärung für die Webseite, Kunden und Mitarbeiter der Admin Professional GmbH
Mit dieser Datenschutzerklärung beschreiben wir, die Admin Professional GmbH mit Sitz in Egerkingen, wie wir Ihre Personendaten bearbeiten, wenn Sie unsere Webseite verwenden, unsere Dienstleistungen beziehen, anderweitig mit uns im Rahmen eines Vertrags in Verbindung stehen, oder mit uns kommunizieren.
Wenn Sie uns Daten über andere Personen wie z.B. Familienmitglieder, Arbeitnehmende, Arbeitskollegen etc. übermitteln bzw. bekanntgeben, gehen wir davon aus, dass Sie dazu befugt sind, dass diese Daten korrekt sind und wir diese wie hier beschrieben bearbeiten dürfen. Mit der Übermittlung der Daten über Dritte bestätigen Sie dies. Bitte stellen Sie sicher, dass diese Dritten über diese Datenschutzerklärung informiert wurden.
Der Schutz Ihrer Privatsphäre ist uns ein wichtiges Anliegen. Wir bearbeiten Ihre Daten selbstverständlich nur so, wie dies vom Schweizer Datenschutzgesetz erlaubt ist.
1. Wer ist für die Bearbeitung Ihrer Personendaten verantwortlich?
Für die in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Datenbearbeitungen ist die
Admin Professional GmbH, Bahnhofstrasse 65, 4622 Egerkingen verantwortlich, soweit im Einzelfall nichts Anderes kommuniziert wird.
Bei Fragen über unseren Umgang mit Personendaten oder sonstigen datenschutzrechtlichen
Anliegen sind wir unter folgender Adresse erreichbar:
Admin Professional GmbH
Edita Ponjevic
Bahnhofstrasse 65
4622 Egerkingen
E-Mail: Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!
2. Welche Personendaten bearbeiten wir zu welchem Zweck?
2.1 Webseite
Wenn Sie unsere Webseite besuchen, bearbeiten wir die zugehörigen Zugriffsdaten
(Besuchte Webseite, Uhrzeit zum Zeitpunkt des Zugriffes, Quelle/Verweis, von welcher Sie
auf die Seite gelangten, verwendeter Browser, verwendetes Betriebssystem, verwendete IP- Adresse), um die Nutzung der Website zu ermöglichen (Verbindungsaufbau), die Systemsicherheit und -stabilität zu gewährleisten, für die Optimierung des Internetangebots sowie zu internen statistischen Zwecken.
2.2 Steuermandat (Privatkunde)
Wenn Sie uns mit einem Steuermandat beauftragen, bearbeiten wir Ihre Personendaten (Geburtsdatum, Sozialversicherungsnummer, Lohn, Beschäftigungsgrad, Familie, Zivilstand, Geschlecht, Nationalität/Heimatort, Gesundheitsdaten, Kontoangaben) zum Zwecke der korrekten Steuerdeklarationen, sowie für die Leistungserfassung und Fakturierung.
2.3 Bewerber
Als Bewerber bearbeiten wir Ihre Personendaten (Geburtsdatum, Sozial- versicherungsnummer, Lohn, Beschäftigungsgrad, Familie, Zivilstand, Geschlecht, Nationalität/Heimatort, Aufenthalts- und Arbeitsbewilligung, Aus- und Weiterbildungen, Berufliche Funktion, Beurteilungen) im Rahmen einer möglichen Anstellung. Bei nicht Zustandekommen eines Arbeitsvertrages werden wir Ihre Daten nach spätestens 6 Monaten löschen.
2.4 Mitarbeiter
Wenn Sie bei uns Mitarbeiter sind, bearbeiten wir Ihre Personendaten (Geburtsdatum, Sozialversicherungsnummer, Lohn, Beschäftigungsgrad, Familie, Zivilstand, Geschlecht, Nationalität/Heimatort, Ein- und Austrittsdatum, Aufenthalts- und Arbeitsbewilligung, Aus- und Weiterbildungen, Berufliche Funktion, Beurteilungen, Zeiterfassung, Zugriffsrechte – IT- Benutzerdaten, Kontoangaben) um die Personaladministration und das Lohnwesen korrekt abzurechnen und dokumentieren zu können. In Fällen von Krankheiten und Unfällen, oder bei einer Quellensteuerpflicht werden auch besonders schützenswerte Personendaten wie Gesundheitsdaten und Religionsdaten bearbeitet.
2.5 Treuhandmandat
Im Rahmen eines Treuhandmandates bearbeiten wir für interne Zwecke Personendaten (Geburtsdatum, Geschlecht, Adressen, Telefonnummern, Mailadressen, Berufliche Funktion, Zugriffsrechte – IT-Benutzerdaten,) zu folgenden Zwecken: Kontaktinformationen zur
Abwicklung des Treuhandmandates, für die Kommunikation über Geschäftsinformationen per Telefon, E-Mail, Microsoft Teams, Briefpost oder ähnliches.
«Die Kommunikation über E-Mail ist bekanntlich weder sicher noch vertraulich. Die damit verbundenen Risiken einer Kenntnisnahme und Manipulation durch unbefugte Dritte oder einer Fehlzustellung können durch eine verschlüsselte Übermittlung reduziert werden. Trotz Kenntnis dieser Risiken sind Sie damit einverstanden, dass wir unverschlüsselt per E-Mail korrespondieren. Wir tragen deshalb keine Verantwortung für diese Risiken und Verletzungen allfälliger Geheimnispflichten betreffend der Kommunikation über E-Mail. Auf Ihren ausdrücklichen Wunsch werden wir besonders vertrauliche Dokumente mit normaler Post oder verschlüsselt verschicken. Zur Vermeidung von Unklarheiten ist uns eine solche Anordnung schriftlich mitzuteilen.»
Lohnmandate: Bei Lohnmandaten bearbeiten wir im Auftragsverhältnis auch Personendaten von Mitarbeitenden von Mandanten. Für die Einhaltung des Datenschutzgesetztes gegenüber den Mitarbeitenden ist die Auftraggeberin verantwortlich. Wir garantieren innerhalb des Auftragsverhältnisses für die Einhaltung in unserem Einflussbereich, analog gegenüber den eigenen Mitarbeitenden.
3. Wem geben wir Ihre Personendaten bekannt?
Wir geben keine Personendaten ohne Einwilligung der betroffenen Person an Dritte weiter, ausser dies erfolgt im Zusammenhang mit der Bearbeitung des uns erteilten Auftrags oder sei für die in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Zwecke erforderlich. So können wir bspw. für diese Zwecke externe Berater, in- und ausländische Experten, Sachverständige und andere externe Hilfspersonen beiziehen, soweit wir dies als nützlich oder notwendig erachten. Insbesondere können im Rahmen der Vertragsabwicklung Informationen an Behörden und Sozialversicherungsanstalten weitergegeben werden.
Zudem können wir Personendaten an Auftragsdatenbearbeiter weitergeben, insbesondere an IT-Dienstleister und andere Anbieter, die IT-Applikationen zur Verfügung stellen (z.B. Kollaborationsplattformen) oder Support und andere Dienstleistungen für die in dieser Datenschutzerklärung aufgeführten Zwecke in unserem Auftrag erbringen.
4. Gelangen Ihre Personendaten ins Ausland?
Im Zusammenhang mit der Bearbeitung des Auftrags oder für die in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Zwecke geben wir Daten auch Stellen bekannt, die sich
nicht nur in der Schweiz befinden. Ein solcher Transfer ins Ausland ergibt sich insbesondere bei ausländischen Dienstleistern oder bei auftragsgemässer Kommunikation mit Behörden oder anderen Stellen im Ausland. Ihre Daten können daher je nach Zusammenhang auch in
Ländern der Europäischen Union bearbeitet werden.
Die von uns eingesetzten Cloud-Dienste verfügen jedoch grundsätzlich über Server in der
Schweiz.
5. Welche Rechte haben Sie?
Personen, deren Daten wir bearbeiten, haben das Recht, Auskunft über die eigenen bearbeiteten Daten zu erhalten, sowie deren Berichtigung oder Löschung zu verlangen.
Soweit unsere Bearbeitung auf Einwilligung beruht, haben Betroffene das Recht, diese
Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen.
Für die Ausübung solcher Rechte können sich die betroffenen Personen an die oben unter Ziff. 1 erwähnte Adresse wenden. Wir werden diese Gesuche im Einklang mit dem Schweizer Datenschutzgesetz bearbeiten und können diese gemäss den gesetzlichen Regelungen auch ablehnen oder nur eingeschränkt erfüllen.
6. Cookies
Auf unseren Webseiten werden Cookies eingesetzt. Diese Cookies dienen dazu, unser Angebot nutzerfreundlicher, effektiver und sicherer zu machen. In Ihren Browsereinstellungen können Sie wählen, ob Sie über das Setzen von Cookies informiert werden, Cookies nur im Einzelfall erlauben, die Annahme von Cookies für bestimmte Fälle oder generell ausschliessen wollen sowie ein automatisiertes Löschen der Cookies beim Schliessen Ihres Browsers aktivieren. Sollten Sie Cookies deaktivieren, kann es sein, dass die Funktionalität unserer Webseiten eingeschränkt ist.
Cookies zur Durchführung des elektronischen Kommunikationsvorgangs oder zur Bereitstellung bestimmter, von Ihnen gewünschter Funktionen werden auf Grundlage von Art. 13 DSG oder Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO gespeichert. Der Web Hoster hat ein berechtigtes Interesse an der Speicherung von Cookies zur technisch fehlerfreien und optimierten
Bereitstellung seiner Dienste.
7. Nutzung von Google Analytics
Diese Website kann Google Analytics, einen Webanalysedienst der Google Inc. (“Google”) benutzen. Google Analytics verwendet sog. “Cookies”, Textdateien, die auf Ihrem Computer gespeichert werden und die eine Analyse der Benutzung der Website durch Sie ermöglichen. Die durch den Cookie erzeugten Informationen über Ihre Benutzung dieser Website werden in der Regel an einen Server von Google in den USA übertragen und dort gespeichert.
Im Falle der Aktivierung der IP-Anonymisierung auf dieser Webseite wird Ihre IP-Adresse von Google jedoch innerhalb von Mitgliedstaaten der Europäischen Union oder in anderen Vertragsstaaten des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum zuvor gekürzt. Nur in Ausnahmefällen wird die volle IP-Adresse an einen Server von Google in den USA übertragen und dort gekürzt. Google wird diese Informationen benutzen, um Ihre Nutzung der Website auszuwerten, um Reports über die Websiteaktivitäten für die Websitebetreiber zusammenzustellen und um weitere mit der Websitenutzung und der Internetnutzung verbundene Dienstleistungen zu erbringen. Auch wird Google diese Informationen gegebenenfalls an Dritte übertragen, sofern dies gesetzlich vorgeschrieben oder soweit Dritte diese Daten im Auftrag von Google verarbeiten. Die im Rahmen von Google Analytics von Ihrem Browser übermittelte IP-Adresse wird nicht mit anderen Daten von Google zusammengeführt. Sie können die Installation der Cookies durch eine entsprechende Einstellung Ihrer Browser Software verhindern; wir weisen Sie jedoch darauf hin, dass Sie in diesem Fall gegebenenfalls nicht sämtliche Funktionen dieser Website voll umfänglich nutzen können. Durch die Nutzung dieser Website erklären Sie sich mit der Bearbeitung der über Sie erhobenen Daten durch Google in der zuvor beschriebenen Art und Weise und zu dem zuvor benannten Zweck einverstanden.
8. Facebook Pixel
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Die erhobenen Daten sind für uns als Betreiber dieser Website anonym, wir können keine Rückschlüsse auf die Identität der Nutzer ziehen. Die Daten werden aber von Facebook
gespeichert und verarbeitet, sodass eine Verbindung zum jeweiligen Nutzerprofil möglich ist und Facebook die Daten für eigene Werbezwecke, entsprechend der Facebook- Datenverwendungsrichtlinie verwenden kann. Dadurch kann Facebook das Schalten von Werbeanzeigen auf Seiten von Facebook sowie ausserhalb von Facebook ermöglichen. Diese Verwendung der Daten kann von uns als Seitenbetreiber
nicht beeinflusst werden. In den Datenschutzhinweisen von Facebook finden Sie weitere Hinweise zum Schutz Ihrer Privatsphäre: https://dede.facebook.com/about/privacy/.
9. Kann diese Datenschutzerklärung geändert werden?
Es kann sein, dass von Zeit zu Zeit Anpassungen dieser Datenschutzerklärung nötig sind, zum Beispiel, wenn das Gesetz oder die Art, wie wir Personendaten bearbeiten, ändern. In diesem Fall werden wir Sie in geeigneter Form über die Änderung informieren (z.B. mittels Information auf unserer Webseite oder als E-Mail an Sie). Die neue Version wird mit der Publikation auf unserer Webseite verbindlich.
Version: November 2023
